Politique – Renseignements personnels – Agri-fusion, ferme biologique

Politique d’utilisation des renseignements personnels

Date mise à jour : 2025-09-02

Article 1 – Engagement / objectifs

1.1 Engagement

L’employeur respecte le droit à la confidentialité des renseignements personnels relativement à l’application de la présente politique. L’employeur reconnaît que ces renseignements demeureront confidentiels dans la mesure où l’employeur doit accomplir adéquatement les obligations ci‑haut décrites.

Agri-Fusion 2000 inc. [collectivement, « nous », « notre », « nos », « l’organisation »] s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la gestion de ses activités.

1.2 Objectif de la collecte de données

Toutes les personnes qui travaillent chez Agri-Fusion, pour l’entreprise ou en son nom sont tenues de respecter la confidentialité des renseignements personnels et le droit à la vie privée de toute personne, conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels, lorsqu’elles recueillent, utilisent, divulguent, conservent ou éliminent des renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions.

1.3 Énoncé

Les renseignements personnels placés sous la garde ou le contrôle d’Agri-Fusion sont uniquement créés, recueillis, conservés, utilisés, divulgués et éliminés d’une manière qui respecte la Loi 25 sur la protection des renseignements en matière de protection de la vie privée. Nous respectons le droit à la vie privée des personnes dont les renseignements personnels sont en sa possession, conformément à ces exigences. Agri-Fusion procèdera à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant de communiquer à autrui des renseignements personnels que l’entreprise possède tel que décrit dans le guide d’accompagnement préparé par la Commission d’Accès à l’Information dans le cadre de la Loi 25, qui peut être consultée à l’adresse suivante: https://www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_Guide_EFVP_FR.pdf.

1.4 Objectifs

Respecter la confidentialité des renseignements personnels et le droit à la vie privée de toute personne, conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels, lorsqu’elles recueillent, utilisent, divulguent, conservent ou éliminent des renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions.
S’assurer de se conformer à toutes les lois sur les droits de l’homme, les lois sur la confidentialité et les règlements applicables en matière de collecte et d’utilisation des informations qu’elle collecte. En principe général, AGRI s’assure également de respecter l’intégrité et la confidentialité de ses employés et d’utiliser les informations personnelles de ses employés de manière appropriée. *

Article 2 – Définition

2.1 Renseignement personnel

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Cependant, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnels ne sont pas des renseignements personnels. Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

Article 3 – Champs d’application *

Cette politique s’applique à tous les travailleurs, les entrepreneurs indépendants, les employés potentiels, le personnel, les cadres, les agents, les consultants, ainsi que toutes les personnes qui sont tenues de divulguer des informations à Agri-Fusion pour des fins liées au travail.
Cette politique s’applique également à tous les membres du personnel, à temps plein ou à temps partiel, temporaires ou permanents,
Et s’applique également aux employés potentiels qui sont dans le processus de recrutement et qui ne sont pas encore embauchés.

Toute utilisation des informations personnelles des employés en dehors des paramètres de cette politique ou d’un contrat de travail ne sera effectuée qu’avec le consentement exprès de l’employé.

Cette politique s’applique aux tiers avec lesquels tout employé traite, y compris les contacts d’urgence.

Article 4 – Consentement de l’employé

L’organisation doit obtenir le consentement écrit d’une personne dans les situations suivantes :

Avant la collecte de renseignements personnels, sauf si la demande d’un consentement entraînait la collecte de renseignements inexacts ou irait à l’encontre du but de la collecte ou encore compromettrait l’utilisation de l’information recueillie. Par exemple, l’organisation consultera généralement l’auteur d’une plainte pour recueillir de façon indirecte des renseignements personnels en vue de mener une enquête;
Avant l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels à des fins qui ne respectent pas les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou préparés;
Avant tout retrait de renseignements personnels, à moins qu’un tel retrait ne soit expressément autorisé par la loi;
Si elle a l’intention de divulguer une plainte reçue par l’entreprise ou tout renseignement privilégié ou confidentiel obtenu dans le cadre d’une enquête ou d’une procédure. Dans ce cas, il faut obtenir le consentement écrit de toutes les personnes dont les droits ou les intérêts peuvent raisonnablement être touchés.

L’obtention du consentement d’une personne à une collecte de renseignements personnels ne remplace ni n’établit le pouvoir de recueillir ces renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;

L’organisation doit plutôt s’assurer que les renseignements personnels à recueillir sont directement liés et manifestement nécessaires aux activités de réglementation de l’organisation.

Article 5 – Collecte des renseignements personnels

5.1 Renseignements recueillis

L’organisation recueille ou crée des renseignements personnels destinés à être utilisés à des fins administratives directement auprès de la personne concernée que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

Dans certaines situations, l’organisation peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et

a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou
b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d’appliquer la loi.

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

5.2 Informations à partir des technologies utilisées :

Le site internet contrôlé par Agri-Fusion utilisent des témoins de connexion notamment pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Politique d’utilisation des témoins.

Agri-Fusion recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à son site internet (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire de demande d’emploi, son formulaire de demande d’analyses de laboratoire, etc.), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms, EasyConnect).

Agri-Fusion utilise des technologies qui comprennent des fonctions de géolocalisation qui indiquent où une personne ou un équipement se trouve à un moment donné. Le degré de localisation est variable. Il peut viser, notamment, une adresse précise ou un lieu approximatif. Par exemple, il peut s’agir d’une technologie GPS utilisé dans un tracteur (ex : MyOperation – John Deere), un appareil d’enregistrement du kilométrage (ex :TripLogik, GeoTab) ou de géopositionnement d’une observation agronomique (Ferme intelligente ou Easyconnect)

Si Agri-Fusion recueille des renseignements personnels en offrant un produit et/ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, l’entreprise doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

Article 6 – Divulgation des renseignements personnels

Les renseignements personnels que détient l’organisation ne seront pas divulgués à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée à cet égard ou à moins que la divulgation soit autorisée ou exigée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Toute personne assujettie à la présente politique doit :

Divulguer uniquement le minimum de renseignements personnels requis pour satisfaire aux fins valables indiquées;
Consulter le responsable de la protection de la vie privée avant de divulguer des renseignements personnels autres que ceux qui sont requis dans le cadre de ses fonctions.

Dans certains cas prévus par la loi, l’organisation peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple lorsque :

Cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
Un organisme public (comme le gouvernement) qui, par ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses fonctions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion
Cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
Cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

6.1 Communication à l’extérieur du Québec

Il est possible que les renseignements personnels détenus par l’organisation soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsqu’Agri-Fusion a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsqu’il fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province. Si tel est le cas, l’organisation devra réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et s’assurer que :

La communication pourra s’effectuer s’il est démontré que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.
La communication à l’extérieur du Québec doit toujours faire l’objet d’une entente écrite.

Certaines exceptions peuvent cependant s’appliquer, notamment dans le cas d’une communication en raison d’une situation d’urgence.

Article 7 – Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

Article 8 – Exactitude des renseignements

L’organisation prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés, et pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inexacts ou incomplets soient utilisés pour prendre une décision qui touche directement une personne.

L’organisation dispose de procédures permettant aux personnes de demander la correction de leurs renseignements personnels lorsqu’elles croient qu’il y a eu erreur ou omission.

Nous ne mettons pas systématiquement à jour les renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis. Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des renseignements personnels dépendront de l’entrée de vos données lors du formulaire de consentement à la collecte.

Article 9 – Mesures de sécurité

L’organisation est tenue de protéger les renseignements personnels placés sous sa garde ou son contrôle contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le retrait non autorisés, en prenant des mesures de sécurité raisonnables. Celles-ci comprennent une combinaison de mesures de protection techniques, administratives et physiques. Le caractère raisonnable des mesures de sécurité tient compte de facteurs tels que la sensibilité, la quantité, la répartition, le format et la méthode de stockage des renseignements à protéger.

Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe et des mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de pare-feu.

Article 10 – Accès aux renseignements personnels

L’organisation exige que l’accès aux renseignements personnels soit en fonction des rôles et limité à la quantité minimale de renseignements nécessaires aux fins autorisées.

L’organisation surveille l’accès aux renseignements personnels et leur utilisation afin de déceler rapidement les cas d’accès inapproprié ou non autorisé aux renseignements personnels ou de leur traitement par des moyens tels que la vérification.

L’organisation exige que les fournisseurs de services respectent les obligations juridiques de l’organisation relatives au traitement et à la protection des renseignements personnels, et les fournisseurs de services sont tenus de se conformer à la présente politique de protection des renseignements personnels.

Article 11 – Demande d’accès aux renseignements et modifications

Sous réserve des exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut accéder à ses renseignements personnels conservés par l’organisation, les examiner ou en recevoir une copie en présentant une demande écrite à cet effet au responsable de la protection de la vie privée de l’organisation. Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour traiter votre demande.

Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d’une enquête sur une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fasse l’objet d’un litige ou est privilégiée.

Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions qu’ils soient transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour vous les communiquer.

Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l’adresse ci-dessous :

Article 12 – Responsabilités

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels supervise la présente politique de protection des renseignements personnels et les processus qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces renseignements.

Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Article 13 – Plaintes & questions

Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse susmentionnée. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

Article 14 – Formation & sensibilisation

L’entreprise fait la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons :

Elle informe tout le personnel de son équipe (formulaire de consentement);
Elle affiche le nom et les coordonnées de la personne responsable des RP;
Elle mobilise divers moyens de sensibilisation, entre autres, des séances d’informations sur la protection des renseignements personnels, des rappels lors des réunions d’équipe, de la formation à son personnel, un plan d’action pour la protection des renseignements personnels, un journal de bord, etc.

Article 15 – Application

Si pour quelque raison vous pensez que l’entreprise n’a pas adhéré à ces principes, nous vous prions de le notifier en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous ferons alors le nécessaire pour déterminer et corriger le problème dans des délais raisonnables. Mentionner comme objet « Protection de la vie privée ».

Toute incohérence, le cas échéant, sera traitée par Agri-Fusion. Les employés peuvent signaler les incohérences si nécessaire. *

Article 16 – Responsable de la protection des renseignements

Éric Brochu, directeur général
a./s. : e.brochu@agri-fusion.com
450-265-3111 poste 1203

Article 17 – Mise à jour de la politique

La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.